ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 26.09.2011 № 210 Об утверждении ведомственной целевой программы «Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивных документов, находящихся на территории Копейского городского округа, на 2012-2013 годы»

12 Октября 2011 11:43

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Бюджетным Кодексом, уставом муниципального образования «Копейский городской округ», постановлением главы Копейского городского округа Челябинской области от 13.11.2008 № 156 «Об утверждении Положения о порядке разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ» администрация Копейского городского округа Челябинской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить ведомственную программу «Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивных документов, находящихся на территории Копейского городского округа, на 2012-2013 годы» (прилагается).

2. Финансовому управлению администрации Копейского городского округа Челябинской области (Николаус Т.В.) предусмотреть средства на реализацию мероприятий программы при формировании бюджета территории Копейского городского округа Челябинской области на 2012-2013 годы.

3. Информационно-аналитическому управлению администрации Копейского городского округа Челябинской области (Нагуманов А.В.) опубликовать настоящее постановление в газете «Копейский рабочий» и разместить на сайте администрации Копейского городского округа Челябинской области.

4. Отделу бухгалтерского учета администрации Копейского городского округа Челябинской области (Сметанина Ю.С.) оплатить расходы, связанные с опубликованием настоящего постановления, за счет средств, предусмотренных на эти цели.

5. Контроль исполнения постановления возложить на руководителя аппарата администрации Копейского городского округа Челябинской области Т.Ф. Мясникову.

Исполняющий обязанности главы Копейского городского округа Челябинской области В.В. ИСТОМИН

Приложениие к постановлению администрации Копейского городского округа Челябинской области от 26.09.2011 № 210 Ведомственная целевая программа Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивных документов, находящихся на территории Копейского городского округа, на 2012-2013 годы»

1. Паспорт ведомственной целевой программы «Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивных документов, находящихся на территории Копейского городского округа, на 2012-2013 годы»

Наименование главного распорядителя средств бюджета

Администрация Копейского городского округа

Наименование программы

«Комплектование, обеспечение сохранности, учет

и использование архивных документов,

находящихся на территории Копейского городского округа,

на 2012-2013 годы»

Цели и задачи программы

Цель:

сохранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Копейского городского округа, как важной составной части государственных информационных ресурсов.

Задачи:

организация экспертизы ценности и упорядочения документов организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Копейского городского округа;

организация упорядочения документов по личному составу;

предотвращение случаев утраты документов Архивного фонда и документов по личному составу, хранящихся в ведомственных архивах учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории Копейского городского округа;

организация приема документов на хранение в архивный отдел администрации Копейского городского округа в соответствии с установленными сроками;

создание условий для вечного сохранения архивных документов в архивном отделе администрации Копейского городского округа.

Целевые индикаторы и показатели программы

1) Доля организаций, подготовивших документы к передаче на хранение в архивный отдел, от общего количества организаций-источников их комплектования.

2) Снижение доли управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, по отношению к общему количеству управленческой документации, подлежащей приему в архивный отдел.

3) Доля документов постоянного хранения, внесенных в описи, от общего количества документов постоянного хранения, хранящихся в организациях-источниках комплектования архивного отдела

4) Доля документов по личному составу, внесенных в описи, от общего количества документов по личному составу, хранящихся в организациях-источниках комплектования архивного отдела.

5) Доля утвержденных номенклатур дел к общему числу номенклатур, представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) комитета по делам архивов Челябинской области

6) Доля архивов организаций, учреждений и организаций – источников комплектования архивного отдела, ежегодно составляющих паспорт архива

7) Доля архивохранилищ, оснащенных современными системами охранной сигнализации

8) Доля запросов социально-правового характера, исполненных в установленные законом сроки

9) Обеспеченность работников архива, занятых в основной деятельности, компьютерами

Характеристика мероприятий программы

Программные мероприятия носят комплексный характер, позволяя осуществлять комплектование архивного отдела администрации Копейского городского округа на основе качественного формирования Архивного фонда на территории округа и своевременного упорядочения документов постоянного хранения и по личному составу путем организации экспертизы ценности документов, решения вопросов о месте хранения архивных документов, а также осуществления своевременного приема архивных документов на хранение в архивный отдел администрации, создания условий для их вечного сохранения.

Сроки реализации программы

2012-2013 годы

Объёмы и источники финансирования программы

Объем финансирования 2185,0 тыс.рублей

Бюджет Копейского городского округа

Ожидаемые конечные результаты реализации программы и показатели социально-экономической эффективности

Развитие и сохранение информационного потенциала Архивного фонда на территории Копейского городского округа, обеспечивающего возможность предоставления муниципальных услуг в области архивного дела сегодняшнему и последующим поколениям российских граждан, в том числе связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, в соответствии с законодательством Российской Федерации

2. Характеристика проблемы

Исполнительным органом, осуществляющим организацию комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов и архивных фондов, находящихся на территории Копейского городского округа, является архивный отдел администрации Копейского городского округа.

Архивные документы содержат разностороннюю информацию по истории города с 1930 года по настоящее время, служат для обеспечения деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, отражают трудовые отношения работника с работодателем и имеют непосредственное практическое применение, связанное с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (в том числе о землеотводе под строительство и садово-огородные участки, нотариальных действий и т.д.).

Документы образуются в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории Копейского городского округа. Наиболее значимые организации отнесены к числу источников комплектования архивного отдела и передают свои документы на регулярной основе на государственное хранение (органы местного самоуправления, учреждения культуры, здравоохранения, учебные заведения и т.д.). Кроме этого, передаче на хранение подлежат и документы по личному составу ликвидирующихся организаций.

На 01.01.2011 в учреждениях, организациях и предприятиях – источниках комплектования архивного отдела администрации Копейского городского округа (21 организация) хранится 8556 дел управленческой документации и 7234 дела по личному составу. Ежегодно в процессе их деятельности образуется 260 единиц хранения управленческой документации, подлежащей передаче на государственное хранение в архивный отдел.

Однако на 01.01.2011 580 единиц хранения управленческой документации хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях – источниках комплектования сверх установленного срока.

Качественный отбор организаций (включение в списки организаций-источников комплектования архивов) и их документов (отнесение к составу Архивного фонда Челябинской области) для формирования государственных информационных ресурсов, проведение экспертизы ценности (отбора) документов требует четкой организации работы сотрудников и их высокой квалификации.

В условиях ежегодно возрастающего количества пользователей архивной информации важно сохранение сроков ее предоставления. Для обеспечения равного и свободного доступа всех категорий пользователей к документам Архивного фонда как к составной части государственных информационных ресурсов необходимо наличие качественного научно-справочного аппарата (номенклатуры дел на текущее делопроизводство, описи, указатели и др.) к документам архива.

Сохранение и использование документов, касающихся социальной защиты граждан, вызвано резким увеличением объемов документов по личному составу, поступающих в архивный отдел администрации Копейского городского округа от ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, в том числе в связи с их банкротством, и соответственно возрастанием количества выдаваемых архивных справок. Следует учесть, что до начала 90-х годов ХХ века государственные архивы, в соответствии с действующим в то время законодательством, не принимали на хранение документы по личному составу.

Целью архивного отдела администрации в настоящее время является сохранение в рамках законодательства сроков и повышение результативности поиска востребованной информации.

Межведомственное взаимодействие архивного отдела администрации и пенсионного фонда в сфере информационного обмена направлено на обеспечение реализации федеральных законов от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.

Обмен информацией между архивным отделом и пенсионным фондом в части сведений, подтверждающих факт работы граждан в той или иной организации и сумм полученной ими заработной платы, необходимых для установления пенсий органами пенсионного фонда России, осуществлять в электронном виде с использованием средств криптографической защиты информации.

Оптимальные условия для хранения документов Архивного фонда при возрастании объемов архивных документов и увеличении степени загруженности архивохранилищ (на сегодняшний день загруженность составляет 100 процентов) определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19, содержащими требования к архивохранилищам, направленные на предотвращение повреждения и утраты архивных документов, которые на сегодняшний день не могут быть выполнены архивным отделом администрации Копейского городского округа.

Для приема на государственное хранение полного объема документов государственных организаций, сроки ведомственного хранения которых истекли, требуется расширение площадей архивохранилищ путем выделения дополнительных помещений или оснащения архивного отдела современным стеллажным оборудованием.

Проблемой, требующей безотлагательного ее решения является капитальный ремонт помещений архивного отдела с оснащением их современным стеллажным оборудованием.

В архивном отделе администрации не завершена работа по созданию базы данных «Архивный фонд», предполагающей ведение государственного учета документов Архивного фонда, что позволит уменьшить опасность утраты архивных документов.

Состояние архивного дела в Копейском городском округе требует поддержки в вопросах создания условий хранения архивных документов – увеличения площадей под архивохранилища, повышения уровня безопасности хранения архивных документов, внедрения современных технологий, укрепления кадрового потенциала.

3. Основные цели и задачи.

Целью программы является сохранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Копейского городского округа, как важной составной части государственных информационных ресурсов.

Ее достижение предполагается осуществить путем решения следующих взаимосвязанных задач:

1) Организация экспертизы ценности и упорядочения документов организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Копейского городского округа.

2) Организация упорядочения документов по личному составу.

3) Предотвращение случаев утраты документов Архивного фонда и документов по личному составу, хранящихся в ведомственных архивах учреждений, организаций и предприятий, расположенных на территории Копейского городского округа.

4) Организация приема документов на хранение в архивный отдел администрации Копейского городского округа в соответствии с установленными сроками.

5) Создание условий для вечного сохранения архивных документов в архивном отделе администрации Копейского городского округа.

4. Ожидаемые результаты реализации Программы

Реализация программы позволит расширить источниковую базу Архивного фонда за счет приема документов юридических лиц, находящихся на территории Копейского городского округа; повысить уровень безопасности архивных документов, хранящихся как в архивном отделе администрации, так и в ведомственных архивах организаций, предприятий и учреждений; сохранить информационный потенциал Архивного фонда на территории Копейского городского округа, обеспечивающий возможность предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела сегодняшнему и последующим поколениям копейчан, в том числе связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также предоставлением информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (в том числе о землеотводе под строительство и садово-огородные участки, нотариальных действий и т.д.).

5. Целевые индикаторы


п/п

Наименование показателя (индикатора)

Ед. изм.

2012

2013

1)

Доля организаций, подготовивших документы к передаче на хранение в архивный отдел администрации, от общего количества организаций-источников их комплектования

%

30,0

31,0

2)

Снижение доли управленческой документации, хранящейся в организациях сверх установленного срока, по отношению к общему количеству управленческой документации, подлежащей приему в архивный отдел

%

6,29

6,25

3)

Доля утвержденных номенклатур дел к общему числу номенклатур, представленных на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Челябинской области

%

90,7

90,8

4)

Доля документов постоянного хранения, внесенных в описи, от общего количества документов постоянного хранения, хранящихся в организациях-источниках комплектования архивного отдела

%

91,4

91,5

5)

Доля документов по личному составу, внесенных в описи, от общего количества документов по личному составу, хранящихся в организациях-источниках комплектования

архивного отдела

%

74,5

74,8

6)

Доля архивохранилищ, оснащенных современными системами охранной сигнализации

%

100

100

7)

Доля архивов организаций, учреждений и организаций – источников комплектования архивного отдела, ежегодно составляющих паспорт архива

%

100

100

8)

Обеспеченность работников архива, занятых в основной деятельности, компьютерами

%

100

100

9)

Доля запросов социально-правового характера, исполненных в установленные законом сроки

%

100

100

6. Перечень и описание программных мероприятий

п/п

Наименование мероприятия

Состав (описание) мероприятия

1)

Организация комплектования архивного отдела документами архивными документами

Формирование списков источников комплектования архивного отдела. Разработка номенклатур дел организаций – источников комплектования архива. Проведение экспертизы ценности документов. Упорядочение документов по личному составу. Прием архивных документов от организаций – источников комплектования архивного отдела. Прием документов от ликвидированных организаций.

2)

Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов в архивном отделе администрации

Оборудование архивохранилищ средствами хранения. Соблюдение охранного, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов. Ремонт хранилищ и служебных помещений.

3)

Организация хранения архивных документов в архивном отделе администрации

Проведение плановых проверок наличия и физического состояния дел. Подшивка и дезинфекция документов. Выдача архивных дел из архивохранилищ во временное пользование.

4)

Государственный учёт документов, хранящихся в архивном отделе.

Учет поступления и выбытия документов постоянного срока хранения. Учет документов по личному составу.

5)

Использование документов архивного фонда

Предоставление муниципальной услуги согласно административному регламенту «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)»

7. Сроки реализации программы

Реализацию программы намечается осуществить в течение 2012, 2013 годов. После чего возможна ее пролонгация с целью обеспечения условий для постоянного (вечного) хранения документов Архивного фонда, находящихся на территории Копейского городского округа.

8. Описание социальных и экономических последствий реализации программы

1) Реализация программы обеспечит выполнение действующего федерального и регионального законодательства в области архивного дела на территории Копейского городского округа, позволит привести существующий порядок предоставления государственных и муниципальных услуг в соответствие с современными требованиями, повысить качество предоставляемых услуг.

2) Социально-экономическая эффективность программы заключается в предотвращении утраты и повреждения документов Архивного фонда путем оснащения архива средствами хранения, создание оптимальных условий хранения документов, качественного улучшения работы по учету архивных документов, как части государственного и муниципального имущества.

3) Открытость архивной информации, доступность предоставления услуг для различных слоев населения - эти факторы будут влиять на обеспечение социальной защиты граждан.

4) Выполнению поставленных задач могут помешать внешние риски:

изменения федерального законодательства в области архивного дела;

невыполнение обязательств организациями – источниками комплектования архивного отдела;

падением спроса на архивную информацию в обществе;

стихийные бедствия и чрезвычайные происшествия.

9. Оценка эффективности расходования бюджетных средств

Достижение целей, предусмотренных настоящей программой, возможно при условии финансирования программных мероприятий в установленных объемах из средств местного бюджета. Объем финансирования программы по годам: на 2012 год – 1573,0 тыс. рублей, на 2013 год – 612,0 тыс.рублей.

10. Методика оценки эффективности программы

1) Эффективность реализации программы оценивается на основании достижения целевых показателей и индикаторов программы путем сопоставления фактически достигнутых показателей и индикаторов с их прогнозными значениями.

Дпр * 100%

Эф = -----------------

Дф

Эф - оценка эффективности реализации программы (в %);

Дпр - достигнутый показатель предыдущего сопоставимого периода;

Дф - фактически достигнутый показатель сопоставимого периода.

2) Индикаторы и показатели оцениваются по итогам отчетности по реализации программы в текущем году.

11. Обоснование потребности в необходимых ресурсах

п/п

Наименование мероприятия

Ответственный исполнитель

Объем финансирования в тыс.рублей

2012

2013

1)

Приобретение контрольно-измерительных приборов (термометр, психометр, гидрометр)

администрация городского округа

21,0

-

2)

Ремонт архивохранилищ

№ 2 и № 3

администрация городского округа

498,0

-

3)

Оснащение архивохранилищ № 2 и № 3 современным стеллажным оборудованием

администрация городского округа

1037,0

-

4)

Ремонт приемной для граждан, кабинета начальника отдела, перепланировка входной группы

администрация городского округа

-

537,0

5)

Приобретение и установка жалюзи на окна

администрация городского округа

15,0

3,0

6)

Приобретение и установка встроенных шкафов

администрация городского округа

-

40,0

7)

Приобретение компьютера

администрация городского округа

-

30,0

8)

Проведение семинаров для ответственных за делопроизводство и архивы

администрация городского округа

2,0

2,0

ИТОГО

1573,0

612,0

ВСЕГО

2185,0

12. Система управления программой и контроль

Программа реализуется архивным отделом администрации Копейского городского округа. Ответственным лицом за её реализацию является начальник архивного отдела, который отвечает за достижение установленных целей и задач программы, получение утверждённых значений показателей, формирует и представляет в администрацию Копейского городского округа и в комитет по делам архивов Челябинской области отчёт о ходе реализации программы. Контроль за реализацией программы в пределах своих полномочий осуществляет архивный отдел администрации путём проведения комплексных и тематических проверок

Руководитель аппарата администрации Копейского городского округа Челябинской области Т.Ф.Мясникова

Пояснительная записка к проекту программы

В архивном отделе администрации Копейского городского округа хранится 27671 единиц хранения, в том числе 11105 единиц хранения архивных дел отражают трудовые отношения работника с работодателем и имеют непосредственное практическое применение, связанное с пенсионным обеспечением и социальной защитой граждан.

До начала 90-х годов ХХ века государственные архивы, в соответствии с действующим в то время законодательством, не принимали на хранение документы по личному составу. В связи с резким увеличением объемов документов по личному составу, поступающих в государственные архивы из ликвидированных организаций, учреждений и предприятий после 90-х годов ХХ века значительно возросла востребованность ретроспективной информации. С 2000 года до 2011 года количество дел выдаваемых пользователям увеличилось в десятки раз, исполнение запросов (тематических и связанных с социальной защитой граждан) увеличилось с 685 в 2000 году до 3214 в 2010 году, при этом доля положительных ответов увеличилась с 78.5% до 89,0 %.

Учитывая активность использования документов, вопрос обеспечения сохранности архивов приобрёл особое значение, это одно из приоритетных направлений деятельности архивного отдела на территории Копейского городского округа.

Основой безопасности архивов и обеспечения сохранности архивных фондов является состояние материально-технической базы. Архивохранилища отдела оснащены системой охранно-пожарной сигнализации; современной оргтехникой (компьютер, сканер, ксерокс, факс). Однако загруженность архивохранилищ составляет 100 %. Безотлагательного решения требует вопрос расширения площадей архивохранилищ путем проведения капитального ремонта существующих помещений с оснащением современным стеллажным оборудованием.

Руководитель аппарата администрации Копейского городского округа Челябинской области Т.Ф.Мясникова

Данный текст публикуется без правок и изменений в соответствии с оригиналом. Публикация в бумажной версии газеты –14.10.2011, № 170 (17114)

Поделиться

Комментарии

Ваше имя:

  • Воплощаем ваши детские мечты. Обучение элементам хоккея
  • Челябинцы встретили Алексея Навального криками "националист"!
  • Еще одно ДТП с участием скорой
  • Главред «КР» вручила губернатору фото Уилла Смита
Материалы рубрики

Новости