Упаковать в архив: в архивном отделе администрации Копейска хранятся уникальные документы

2011 год – юбилейный для архивной службы Челябинской области. Девяносто лет назад, 1 октября 1921 года, было создано губернское управление архивным фондом.

За десятилетия своего развития служба претерпела много преобразований. В настоящее время все архивные отделы области ведут свою деятельность в соответствии с региональным законом от 1996 года. Что главное сейчас в работе столь специфичной городской службы? Об этом разговор с начальником архивного отдела администрации Копейского городского округа Ольгой Косторовой.

— Ольга Ивановна, в представлении большинства людей архив — это склад пыльных, практически никому не нужных бумаг, работа там скучна и неинтересна. Вы, конечно же, будете пытаться опровергнуть такое мнение.

— Буду. Хотя многие копейчане сами убеждаются в ошибочности такого представления о работе архива, когда обращаются к нам. Они начинают понимать, какими ценнейшими документами мы обладаем. Причем эти документы нужны не только в плане вечности, глобальной истории, культуры, они также востребованы в обычной, повседневной жизни.

— Из таких простых обыденных потребностей я могу назвать только получение справки человеком, готовящимся выйти на пенсию, да и то если предприятие, на котором он работал, закрылось либо сменило форму собственности.

— У вас крайне узкое представление о наших фондах и предоставляемых услугах. С помощью архивных документов наши работники могут решить достаточно широкий круг социальных проблем каждого горожанина. Например, очень востребованы сейчас стали сведения о предоставлении земельных участков в собственность. В архиве также хранятся документы нотариальных действий (договоры купли-продажи, завещания), акты сдачи в эксплуатацию объектов индивидуального и гражданского строительства, штатные расписания дошкольных и школьных учреждений и многие другие документы. С каждым годом растет поток обращений как физических лиц, так и юридических с запросами различного характера. Сравните: в 2006 году к нам поступило 2169 запросов, а в прошлом – 3214. Стоит отметить, что большинство из них, а, точнее, 90 процентов решаются с положительным результатом, то есть мы находим нужный документ.

— Каким фондом на сегодня обладает ваш отдел?

— Сегодня наш фонд насчитывает 27671 единицу хранения документов за период с 1930 по 2010 год. В список комплектования входит 22 городских организации. Вместе они ежегодно пополняют архив в среднем на 260 единиц хранения.

— С таким потоком информации уже не справиться без современных информационных технологий.

— Вы правы. Применение информационных технологий позволяет осваивать новые перспективные направления в работе. Например, в прошлом году мы начали взаимодействовать с органами Пенсионного фонда на основе электронного документооборота по принципу «одно окно». Благодаря этому мы получаем электронные запросы из всех территорий области, выдаем справки в электронном варианте. Поможет нуждающемуся в наших услугах и то, что отдел имеет свой электронный адрес ARHIV@KOPEYSK–OKRUG.RU, а на сайте Копейского городского округа есть страничка о нас. На ней размещена информация о месте нахождения архива, времени приема, о видах справок, бланки заявлений, список предприятий, организаций, учреждений, документы по личному составу которых хранятся в отделе.

— Знаем, что базой данных, собранной архивными работниками, часто пользуются наши историки, краеведы.

— Да. Причем количество исследователей выросло в разы. Если в 2005 году у нас работали три исследователя, то в 2010 году желающих знать больше об истории родного города было уже 29 человек. Они использовали 678 единиц хранения. Для быстрого поиска необходимой информации к услугам исследователей научно-справочный аппарат: описи документов, каталоги по истории предприятий и учреждений, картотека по личному составу ликвидированных предприятий, справочники по фондам архива. К сожалению, у нас нет условий для работы исследователей. И читальный зал для них остается мечтой.

— Какие еще нереализованные мечты, потребности есть у вашего коллектива?

— В прошлом году мы провели ремонт архивохранилища №1. Металлические стеллажи, стоявшие в этом хранилище, демонтированы, заменены современными, мобильными. Таким образом, архив получил дополнительно 147,5 погонного метра стеллажных полок. Но в то же время мы приняли на государственное хранение 2075 единиц документов. Таким образом, по-прежнему основной проблемой, требующей безотлагательного решения, является капитальный ремонт помещений архивного отдела и оснащение их современным стеллажным оборудованием. Должны быть созданы все условия для хранения документов. А значит, для хранения вечности. Ведь нас с вами не будет, а документы будут храниться, с ними будут работать следующие поколения архивистов, исследователей, чтобы представить картину жизни города в прошлом.